Naše společnost při své činnosti využívá osobní údaje svých klientů, obchodních partnerů, či zaměstnanců. Ochranu Vašich osobních údajů a Vašeho soukromí nebereme na lehkou váhu a děláme vše pro to, aby byly dostatečným způsobem zajištěny. S osobními údaji nakládáme zcela v souladu s platnou právní úpravou.

V tomto dokumentu Vám objasníme, jaké osobní údaje shromažďujeme, za jakým účelem, jak je využíváme, co děláme pro to, aby byly v bezpečí, a jaká práva můžete vůči nám uplatnit.

 

 

Kdo jsme? (tj. správce osobních údajů)

Správcem osobních údajů¹ je naše společnost POLYMER COLOR s.r.o. se sídlem Za Chabařovickým nádražím 282, Krupka, 417 42 Česká republika, IČ: 25424131, zapsaná
v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 17488.

V závěru tohoto dokumentu jsou uvedeny veškeré kontakty naší společnosti.

 

 

Jaké údaje shromažďujeme?

Bez souhlasu

1. Identifikační údaje – osobní údaje sloužící k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci, např. jméno, příjmení, titul, datum narození, průkaz totožnosti, adresa bydliště, podpis, přihlašovací údaje k naší aplikaci či e-shopu (login, heslo atd.).

2. Kontaktní údaje – údaje umožňující Vás kontaktovat, např. telefonní číslo, e-mailová adresa, kontaktní adresa.

3. Údaje o nákupech a naší obchodní spolupráci, např. historie nákupů, platební údaje, bankovní spojení, platební karta atd.

4. Údaje shromažďované o zařízeních v souvislosti s využíváním webových služeb a aplikací. Ke shromažďování a ukládání informací používáme různé technologie (cookies, IP adresy, verze webového prohlížeče a operačního systému. Osobní údaje jsou uloženy na serveru na jednotlivých oddělených discích. Přístup k těmto diskům je realizován prostřednictvím přístupových práv.

5. Údaje o využívání Vašich zákonných práv a evidence jejich uplatnění vůči naší společnosti.

 

¹ Správcem osobních údajů se rozumí ten subjekt, který určuje, jaké osobní údaje a proč bude shromažďovat

a jak je bude chránit.

6. Další údaje, jejichž zpracování naší společnosti ukládá právní předpis České republiky nebo Evropské unie.

Se souhlasem

Naše společnost v některých případech zpracovává výše uvedené údaje nebo i další údaje na základě Vašeho souhlasu. V takových případech je přesný rozsah zpracovávaných osobních údajů uveden v souhlasu, který jste podepsali. V takových případech máte vždy možnost tento souhlas odvolat.

 

 

K jakým účelům naše společnost osobní údaje využívá?

V souladu s platnou právní úpravou shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje

pro předem určený účel a jen v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu.

Bez souhlasu

1. Pro účely plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli. Z této smlouvy vyplývá, jaké údaje musíme zpracovávat, abychom mohli splnit vše, co jsme si sjednali a co nám v souvislosti s takovou smlouvou ukládá zákon (např. zákon o účetnictví, daňový řád, zákoník práce). Tento účel a zákonný důvod zpracování se vztahuje i na přípravu smlouvy, jednání o podmínkách smlouvy či vedení výběrového řízení.

2. Pro účely plnění zákonných povinností (např. zákon o účetnictví, daňový řád, zákoník práce, zákon o DPH, zákon o spisové a archivační službě, zákon o ochraně spotřebitele).

3. Pro účely řízení vztahů se zákazníky a vytváření analytických modelů – abychom Vám mohli poskytnout služby dle Vašich potřeb, a to pohodlně a rychle, zpracováváme také údaje o nákupech, o požadavcích či stížnostech, porovnáváme a analyzujeme údaje o produktech naší společnosti, vytváříme statistiky a predikce odbytu, a to z důvodu ochrany našich práv a oprávněných zájmů. Snažíme se v těchto případech údaje anonymizovat v největší možné míře. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.

4. Pro účely bezpečnosti a řízení rizik – v případech, kdy nám to ukládá právní předpis, nebo z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu za účelem zajištění bezpečnosti v areálu naší společnosti, ochrany našeho majetku, předcházení a odhalování podvodného nebo škodného jednání atd.

5. Pro účely výkonu nebo obhajoby našich právních nároků – jsme-li nuceni vymáhat svá práva nebo je hájit v soudním či správním řízení, použijeme nezbytné osobní údaje. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.

6. Pro účely interní správy naší společnosti – naši zaměstnanci zpracovávají Vaše osobní údaje rovněž při plnění svých pracovně právních povinností v rámci nastavených interních procesů naší společnosti. Důvodem je např. vnitřní správa naší činnosti, vytváření reportů o činnosti naši společnost nebo jednotlivých zaměstnanců, snaha o optimalizaci interních procesů nebo potřeba proškolení zaměstnanců.

7. Zasílání obchodních sdělení (přímý marketing) – typicky zasílání e-mailů nebo telefonické kontakty s nabídkami podobných výrobků či služeb, které jsme Vám již poskytli. Nabídky můžeme zasílat, dokud nevyjádříte přání, abychom vám takové nabídky již dále nezasílali. Vaše údaje nebudeme za účelem zasílání nabídek předávat žádným třetím osobám (vyjma našim subdodavatelů – zpracovatelů, kteří budou zpracování provádět pro nás).

Se souhlasem

S Vaším souhlasem můžeme zpracovávat osobní údaje i pro jiné účely (např. marketing). V takových případech je účel shromáždění a dalšího nakládání s osobními údaji přesně vymezen ve Vašem souhlasu. V takových případech máte vždy možnost tento souhlas odvolat.

 

 

Použití pro jiný účel, než byly shromážděny?

V některých případech může naše společnost zpracovávat osobní údaje pro jiný účel, než je účel, pro který byly osobní údaje shromážděny. Tak je tomu, zejména pokud Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy nebo poskytnutí služby a

• právní předpis nám následně ukládá, jak dlouho musíme údaje uchovávat (např. dle zákona o účetnictví musíme faktury na cenu za poskytnuté zboží nebo službu archivovat po dobu 10 let, i když už údaje pro účely plnění smlouvy nepotřebujeme);

• dalším případem, kdy údaje užijeme pro jiný účel, než pro který byly shromážděny, je situace, kdy Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy nebo poskytnutí služby a následně vznikne spor a naše společnost musí vymáhat své právní nároky nebo hájit svá práva;

• následně v souladu s ust. §7 zák.480/2004 Sb., zasíláme obchodní sdělení zákazníkům nebo odběratelům, kteří s naší společností v minulosti obchodovali a při té příležitosti nám sdělili svou adresu

 

 

Z jakých zdrojů naše společnost osobní údaje získává?

Přímo od Vás při jednání o uzavření smlouvy nebo poskytnutí služby a následně při realizaci.

Z veřejně dostupných rejstříků a evidencí, a to v případech, ve kterých uplatňujeme naše oprávněné zájmy, zejména… při vymáhání dlužných částek, při výběru vhodného dodavatele, při ověření existence subjektu nebo při ověřování aktuálnosti údajů.

Z otevřených či veřejně dostupných zdrojů – např. webové stránky či inzerce partnera – v případě potenciálních obchodních partnerů za účelem navázání komunikace o možné obchodní spolupráci. Takové základní údaje si může naše společnost uložit do svého CRM systému za účelem dalšího kontaktu.

Od dalších subjektů, pokud to výslovně umožňuje právní předpis (např. v rámci soudního sporu) nebo pokud jste tomuto dalšímu subjektu dali svůj výslovný souhlas k předání informací o Vás.

Jste povinni předávat nám osobní údaje?

Pokud údaje zpracováváme v souvislosti se smlouvou, kterou jste s námi uzavřeli, nebo se službou, kterou Vám poskytujeme, můžete se dobrovolně rozhodnout, zda smlouvu uzavřete nebo službu budete čerpat anebo nikoliv. Pokud k uzavření smlouvy nebo k čerpání služby došlo, pak jste povinni předat nám informace nezbytné k plnění smlouvy či čerpání služby. Bez těchto informací Vám nemůžeme službu nebo jiné plnění poskytnout.

Pokud je důvodem shromáždění a dalšího zpracování Vašich osobních údajů plnění právních povinností nebo ochrana našich oprávněných zájmů, pak jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout. Vždy žádáme jen údaje potřebné pro splnění vymezeného účelu.

Pokud údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, pak je předání Vašich osobních údajů zcela dobrovolné.

 

 

Jakým způsobem zajišťujeme ochranu Vašich údajů?

Naše společnost v souladu s platnou právní úpravou zabezpečuje osobní údaje, se kterými nakládá, pomocí veškerých vhodných technických a organizačních opatření, aby s přihlédnutím k povaze, rozsahu a účelům zpracování a k pravděpodobným rizikům zajistila nejvyšší možnou úroveň ochrany. Máme zavedeny bezpečnostní a kontrolní mechanismy ve snaze zabránit neoprávněnému přístupu nebo přenosu údajů, jejich ztrátě, zničení nebo jinému možnému zneužití.

Naši zaměstnanci jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Pokud údaje předáváme třetím osobám, pak jsou i tyto osoby zavázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.

 

 

Komu předáváme Vaše osobní údaje?

1. Zpracovatelé – většinu činností zpracování provádí naše společnost pomocí vlastních sil, v některých případech využíváme služeb třetích osob (dále jen „zpracovatelé“). Při výběru těchto specializovaných externistů naše společnost vybírá po pečlivém zvážení takovou osobu, která poskytuje maximální záruky zabezpečení předávaných osobních údajů. V rámci smluv o zpracování se snažíme zpracovatele zavázat, aby poskytoval přinejmenším stejnou úroveň ochrany předaných osobních údajů, jakou poskytuje naše společnost, a současně zpracovatele zavazujeme k povinnosti mlčenlivosti. Zpracovatel je oprávněn nakládat s předanými údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, kterou byl naší společností pověřen. Pokud využíváme cloudová uložiště, jsou tato umístěna v rámci EU a je tak zajištěna úroveň ochrany vyžadovaná platnou právní úpravou.

Zpracovateli jsou:

• poskytovatelé IT služeb, aplikací a cloudových uložišť,

• poskytovatelé účetních služeb,

• poskytovatelé archivačních služeb,

• právní zástupce, případně subjekty vymáhající naše pohledávky,

• marketingové agentury a další.

1. Našim obchodním partnerům – pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti, která tvoří součást našich služeb, může být nezbytné předání osobních údajů. Takové subjekty se samy stávají správcem Vašich osobních údajů (zejména dopravce).

2. Dalším subjektům – pokud je to nezbytné pro ochranu práv a zájmů naší společnosti předáváme osobní údaje v rozsahu nezbytném pro úspěšné uplatnění nároku nebo hájení našich práv dalším osobám (například právnímu zástupci, pojišťovnám nebo pojistnému brokerovy, bance, soudům, soudním exekutorům, dražebníkům).

3. Státním orgánům, respektive dalším subjektům v případech, kdy to naší společnosti ukládá právní předpis (například orgány státní správy, orgány dohledu, orgány činné v trestním řízení, soudy, exekutoři, notáři, insolvenční správci).

4. S Vašim souhlasem nebo na Váš příkaz mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům

 

 

Doba uložení Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou pro splnění účelu, pro který byly shromážděny nebo navazujícího jiného účelu. Pokud právní předpis přímo nestanoví konkrétní dobu, po kterou musí být osobní údaje zpracovány, máme za to, že účel zpracování trvá po dobu, kdy z této činnosti zpracování hrozí uplatnění právních nároků (zpravidla desetiletá promlčecí lhůta) a ještě jeden kalendářní rok po zániku všech hrozících právních nároků, tj. v případě smlouvy zpravidla 11 let po zániku smluvního vztahu.²

Pro účely zasílání obchodních sdělení bude naše společnost zpracovávat Vaše kontaktní údaje po dobu, než partner vyjádří s takovým zasíláním nesouhlas. I pak ale budeme oprávněni zpracovávat základní údaje o tom, proč jsme obchodní sdělení zasílali, po přiměřenou dobu k prokázání oprávněnosti takového zasílání.

 

 

Jaká jsou Vaše práva a možnosti?

1. Právo na informace a vysvětlení

Naše společnost je povinna poskytnout Vám stručně, transparentně a srozumitelně informace uvedené v tomto dokumentu. Pokud Vám kterékoliv ustanovení těchto zásad není jasné nebo není pro Vás zcela srozumitelné, neváhejte se na nás obrátit. Kontakty na naši společnost jsou uvedeny v závěru tohoto dokumentu. Naši zaměstnanci Vám ochotně poskytnou vysvětlení nebo doplňující informace.

2. Právo odvolat souhlas

V případech, kdy údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Poskytnutí souhlasu je zcela

 

² Například při koupi zboží po uplynutí záruční doby plyne promlčecí lhůta, během které může zákazník vůči naší společnosti uplatňovat právní nároky. Poté si osobní údaje uchováme ještě po dobu jednoho roku, abychom měli jistotu, že ani v poslední den lhůty nebyla k soudu či jinému orgánu podána proti naší společnosti žádná žaloba.

dobrovolné. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv na ty činnosti zpracování, které již proběhly v době, kdy byl údaj platně udělen, ani na ty činnosti zpracování, které je naše společnost z důvodu dříve uděleného souhlasu a již provedených činnosti zpracování povinna učinit (z důvodu dodržování právních povinností nebo ochrany našich oprávněných zájmů).

Odvolání souhlasu je bezplatné a můžete tak učinit následovně:

• písemně na adresu firmy POLYMER COLOR s.r.o., Za Chabařovickým nádražím 282, 417 42 Krupka

• na e-mail: obchod@polymercolor.cz

3. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat od naší společnosti potvrzení, zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje naší společnosti zpracovávány. Pokud je tomu tak poskytneme Vám veškeré související informace v rozsahu požadovaném článkem 15 nařízení GDPR³.

Realizací práva na přístup k osobním údajům nesmí být dotčena práva jiných osob.

Aby bylo zajištěno, že toto právo nebude zneužito jinou osobou, a abychom zabránili tomu, že veškeré Vaše osobní údaje předáme cizí osobě, jsme povinni ověřovat totožnost osoby, která uplatňuje právo na přístup.

4. Právo vznést námitku

Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší společnosti nebo třetí strany, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku, a to v případech, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč nechcete, aby zpracování probíhalo.

Naše společnost bude muset přezkoumat prováděné zpracování. Takové osobní údaje nebude dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad vašim zájmem na ochranu soukromí či jinými zájmy, právy a svobodami, nebo pokud nebude zpracování prováděno pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti

Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, můžete kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit i prostřednictvím technických nástrojů (odhlášení od odběru obchodních sdělení). Naše společnost poté Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat nebude, mohou však být zpracovány nadále pro jiné účely.

Námitku můžete, stejně jako svá další práva, uplatnit na níže uvedených kontaktech. Vždy, prosíme, uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by naše společnost neměla údaje o Vás zpracovávat.

Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, není ji možné

využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje na základě jiného právního titulu než

 

 

 

³ Sdělíme Vám kategorie osobních údajů, které zpracováváme, účely zpracování, kategorie příjemců, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, plánovanou dobu zpracování údajů, informace o zdroji těchto údajů, informaci o Vašich právech a informaci, zda dochází k automatizovanému rozhodování.

nezbytnosti pro oprávněný účel – např. z důvodu nezbytnosti pro plnění smlouvy či plnění zákonných povinností.

5. Právo na opravu, respektive doplnění

Pokud se domníváte, že zpracováváme nepřesné údaje o Vaší osobě, máte právo nás na to upozornit a žádat opravu či doplnění.

6. Právo na výmaz (tzv. právo „být zapomenut“)

Máte právo žádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud jsou splněny podmínky čl. 17 Nařízení GDPR:

• zejména již nejsou údaje potřebné pro účely výše uvedené,

• byl odvolán souhlas a neexistuje žádný další právní důvod či právní titul pro zpracování,

• uplatnili jste oprávněně námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,

• osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány.

Naše společnost podle článku 17 odstavce 3. nařízení GDPR nemusí požadované údaje vymazat, pokud je zpracování nezbytné:

• pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti,

• pro výkon práva na svobodu projevu a informace,

• pro splnění právní povinnosti uložené naší společnosti předpisem ČR nebo EU,

• pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, je-li jím naše společnost pověřena,

• z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví při zpracování pro účely preventivního nebo pracovního lékařství atd. ⁴

• pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro statistické účely nebo pro účely vědeckého a historického výzkumu, nebo pokud by výmaz splnění těchto cílů vážně ohrozil.⁵

1. Právo na omezení

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů za podmínek vymezených v čl. 18 Nařízení GDPR.

8. Právo na přenositelnost údajů

Platná právní úprava (článek 20 Nařízení GDPR) Vám garantuje právo získat od naší společnosti Vaše osobní údaje, které jste nám sami poskytli, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžeme předat Vám nebo jinému správci, pokud o to požádáte a pokud to je technicky proveditelné. Toto právo lze uplatnit v případě, že:

 

 

⁴ Čl. 9 odst. 2 písm. h) a i) a čl. 9 odst. 3 nařízení GDPR

⁵ V souladu s čl. 89 odst. 1 nařízení GDPR

 

• důvodem zpracování je Váš souhlas nebo plnění smlouvy či čerpání služby od naší společnosti a zároveň

• zpracování naše společnost provádí automatizovaně.

Realizací tohoto práva nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob. Toto právo nelze uplatnit, pokud Vaše osobní údaje zpracováváme pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, pokud tím byla naše společnost pověřena.

9. Jak vyřizujeme Vaše námitky a žádosti?

Realizací některého z Vašich práv nesmí být dotčena práva jiných osob.

Pokud se na naši společnost obrátíte s námitkou nebo žádostí o uplatnění některého ze svých zákonných práv, informujeme Vás o přijatých opatřeních. Pokud žádné opatření nepřijmeme, rovněž Vás o tom informujeme a vysvětlíme Vám důvody našeho postupu. Tyto informace Vám poskytneme do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Pokud bude třeba z důvodu složitosti a počtu žádostí tuto lhůtu prodloužit, dáme Vám o tom vědět rovněž do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody odkladu. Lhůtu prodloužíme nejdéle o další dva měsíce. Uděláme vše proto, abychom Vám informace o přijatých opatřeních poskytli co nejdříve.

Informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme stejným způsobem, jakým o ně požádáte. Veškeré námitky a žádosti a naše reakce se činí a poskytují bezplatně. Pokud se však Vaše žádosti opakují nebo jsou zjevně nepřiměřené, můžeme žádat náhradu nákladů spojených s poskytnutím informací nebo dokonce můžeme odmítnout žádosti vyhovět.

Naše společnost může Vašim žádostem či námitkám vyhovět pouze pokud nemá pochybnosti o totožnosti osoby, která žádost či námitku podává. Musíme zajistit, aby práva nebyla zneužívána jinými osobami a Vaše osobní údaje nebyly neoprávněně předány cizí osobě. Z toho důvodu naše společnost ověřuje totožnost žadatele, a to buď vyžádáním dodatečných informací, s jejichž pomocí nám bude potvrzena totožnost žadatele, anebo předložení žádosti či námitky s úředně ověřeným podpisem. V případě ústního uplatnění žádosti či námitky na naší pobočce budeme požadovat prokázání Vaší totožnosti předložením průkazu totožnosti.

10. Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, nebo nesouhlasíte s přístupem naší společnosti, můžete se kdykoliv se stížností obrátit na dozorový úřad:

 

 

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

e-mail: posta@uoou.cz web.: www.uoou.cz

Jak nás můžete kontaktovat?

Jsme povinni ověřovat totožnost osoby, která uplatňuje výše uvedená práva, abychom zabránili zneužití cizí osobou a tomu, že veškeré údaje u vás předáme cizí osobě. Z toho důvodu bude při osobní žádosti uplatněné na naší pobočce naší společnosti ověřena totožnost žadatele předložením platného průkazu totožnosti. V případě e-mailové žádosti budeme trvat na tom, aby byla doručena z emailové adresy, kterou máme u Vás zaevidovanou, a žádat doložení jiných informací, které bychom mohli spojit s informacemi, které máme již k dispozici, abychom si mohli být jisti, že údaje nepředáme někomu jinému. Nebude-li možné Vás takto bezpečně identifikovat, budeme nuceni požádat Vás o zaslání písemné žádosti s úředně ověřeným odpisem nebo osobní předložení občanského průkazu.

S Vašimi dotazy, žádostmi či námitkami se můžete na naši společnost obracet následujícími způsoby:

• poštou: POLYMER COLOR s.r.o., Za Chabařovickým nádražím 282, 417 42 Krupka

• e-mailem: obchod@polymercolor.cz

• telefonicky: +420 475 500 435

 

Závěrem

Tento dokument bude průběžně aktualizován a doplňován.

 

 

 

Společnost POLYMER COLOR, s.r.o.